Politique de l’ACPM en matière de protection des renseignements personnels

Dernière mise à jour : novembre 2024 / Mises à jour précédentes : décembre 2023, avril 2024, juin 2024

L’ACPM comprend l’importance de la vie privée et de la protection des renseignements personnels. Elle attache la plus grande importance à la protection de la vie privée et à la confidentialité des renseignements personnels qui lui sont confiés.

Cette politique est présentée sous forme de rubriques faciles à suivre, claires et complètes. Chacune se termine par un résumé formulé en langage clair. Ces résumés ne sont pas juridiquement contraignants et facilitent la compréhension de cette politique.

Aperçu

Cette politique encadre la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels et des renseignements personnels sur la santé (globalement appelé « renseignements personnels »).

L’ACPM recueille, utilise et communique des renseignements personnels pour des raisons conformes aux objectifs décrits dans la présente politique (voir la section ci-dessous intitulée Pourquoi l’ACPM recueille-t-elle des renseignements personnels?) ou tel qu’autrement autorisé ou prescrit par la loi. Il peut arriver que vous ayez fourni des renseignements personnels des fins précises et que nous ayons besoin de les utiliser ultérieurement à une autre fin. Dans ce cas, nous solliciterons votre consentement à l’utilisation de vos renseignements à cette autre fin, à moins que la loi ne nous autorise ou ne nous oblige à le faire à cette autre fin.

Les renseignements personnels sont conservés en toute sécurité par l’ACPM et ses fournisseurs de service. Ils ne sont conservés que le temps nécessaire pour remplir leur fonction. Sauf dans des circonstances particulières, vous avez le droit d’accéder aux renseignements qui ont été recueillis à votre sujet, à l’intérieur d’un échéancier raisonnable et conformément aux lois en vigueur.

L’ACPM révisera régulièrement ses pratiques relatives à la protection de la vie privée et sa politique sur la protection des renseignements personnels. Les modifications apportées à la politique s’appliqueront aux renseignements recueillis par l’ACPM à compter de la date d’entrée en vigueur de la politique modifiée ainsi qu’aux renseignements qu’elle détenait au moment de la modification. Les mises à jour de cette politique seront aussi publiées sur le site web de l’Association. L’ACPM soulignera aux membres sa politique en matière de protection des renseignements personnels ainsi que toute mise à jour lors du rappel concernant leur facture annuelle. Si vous avez des questions ou des préoccupations à cet égard, n’hésitez pas à écrire au bureau de la protection des renseignements personnels de l’ACPM à [email protected]

Quand vous fournissez des renseignements personnels, vous acceptez que l’ACPM puisse recueillir, utiliser et communiquer ces renseignements conformément à la politique en matière de protection des renseignements personnels. L’ACPM ne vend, ne négocie, ne troque, n’échange ou ne communique, moyennant contrepartie, aucun renseignement personnel obtenu. Vous êtes libre de retirer votre consentement à tout moment. Cependant, si vous choisissez de ne pas nous donner votre accord en ce qui a trait à la collecte, l’utilisation ou la communication de vos renseignements personnels, nous pourrions ne pas être en mesure de vous offrir certains des services demandés.

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Quels renseignements personnels l’ACPM recueille-t-elle?

Un renseignement personnel désigne tout renseignement, enregistré ou non, concernant une personne identifiable ou une personne dont l’identité peut être déduite ou déterminée à partir de ce renseignement. Les renseignements personnels comprennent entre autres : âge, nom, numéros d’identification, revenus, opinions, évaluations, commentaires ou mesures disciplinaires.

Les renseignements personnels comprennent aussi toute information sur la santé d’une personne identifiable telle que :

• sa santé physique ou mentale;
• tout service de santé fourni à cette personne;
• les renseignements recueillis lors de la prestation des services de santé à une personne et tout résultat d’examen suivant la collecte de données;
• les renseignements recueillis dans le cadre de la prestation de services de santé à la personne concernée et tout résultat d’examen effectué.

Renseignements personnels recueillis par l’ACPM

L’ACPM recueille les renseignements personnels suivants. Le tableau ci-dessous présente les catégories de renseignements personnels recueillis, leur description, de même que leur source. L’ACPM cherche à être aussi exhaustive et transparente que possible dans ses pratiques de collecte. Il se peut toutefois que certains types de renseignements personnels soient recueillis, mais ne soient pas répertoriés dans ce tableau.

Données dépersonnalisées ou anonymisées

Les renseignements personnels ne comprennent pas de données anonymisées puisque celles-ci ne permettent pas d’identifier une personne. Nous pouvons utiliser des données dépersonnalisées et (ou) anonymisées, notamment pour les sauvegarder, améliorer nos services, tester nos systèmes, concevoir de nouveaux services et effectuer des recherches ou des analyses de données. Nous pouvons aussi communiquer ces renseignements dépersonnalisés et anonymisés à des tiers. En ayant recours à nos services, vous acceptez que l’ACPM puisse dépersonnaliser ou anonymiser vos renseignements personnels, et utiliser et communiquer ces renseignements dépersonnalisés ou anonymisés à des fins conformes à cette politique.

L’ACPM procède également à des sondages auprès de ses membres à des fins diverses liées à la conception et à la prestation de services. Nous prenons des mesures pour atténuer les risques associés à la réidentification des renseignements personnels en raison de la petite taille des échantillons inclus dans ces sondages. Par exemple, l’ACPM a conçu des marches à suivre pour garantir la fonctionnalité de données suffisantes dans le but de prévenir le risque de réidentification lorsqu’elle publie un rapport concernant des dossiers médico-légaux associés à un problème rare ou à une petite population. L’Association évalue systématiquement ses pratiques de collecte, d’utilisation et de communication des renseignements personnels dans le but de les protéger, même s’ils ont été dépersonnalisés ou agrégés.

En résumé, tout renseignement recueilli par l’ACPM concernant une personne identifiable est décrit ci-dessus et traité conformément aux lois canadiennes applicables en matière de protection de la vie privée. En plus de déterminer le genre de renseignements personnels recueillis, l’Association indique également la source de ces renseignements. « Vous-même » désigne de façon générique la personne qui lit le document (peut être un membre de l’ACPM ou d’autres personnes). Le terme « tiers » signifie que l’Association a recueilli des renseignements auprès d’une autre personne ou entité.

Pourquoi l’ACPM recueille-t-elle des renseignements personnels?

L’ACPM recueille des renseignements personnels pour remplir son mandat. On peut entre autres :

• traiter les demandes et confirmer l’admissibilité en ce qui a trait à l’adhésion à l’ACPM;
• répondre aux demandes d’assistance des membres;
• fournir une assistance aux membres ou mener des sondages concernant les services, y compris assister les membres aux prises avec des problèmes médico-légaux, et fournir des conseils en matière de gestion/réduction des risques et d’autres solutions associées à la pratique;
• inscrire les membres aux activités éducatives offertes par l’ACPM;
• concevoir et proposer des solutions liées à la pratique et à l’analyse des risques;
• cerner les domaines où nous pouvons améliorer l’équité, l’inclusion et la diversité dans la manière dont nous leur offrons nos services, et approfondir nos connaissances sur les enjeux liés à l’EDI auxquels nos membres font face, pour éclairer nos services et nos efforts de sensibilisation;
• communiquer avec les membres, y compris à des fins de marketing direct;
• fournir un soutien aux membres dans le cadre des programmes de remboursement provinciaux ou territoriaux et d’instances auprès des organismes de réglementation de la médecine (Collèges) des provinces et des territoires;
• faciliter l’utilisation du système national d’identification des médecins connu sous le nom de Numéro d’identification médicale du Canada (NIMC);
• fournir des renseignements de marketing et autres renseignements sur les services offerts par l’ACPM, ainsi que par d’autres fournisseurs de services;
• répondre aux demandes de renseignements reçues de personnes qui ne sont pas membres de l’ACPM;
• satisfaire aux exigences légales ou réglementaires.

La collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels par l’ACPM se limitent ou se conforment à ces fins, aux termes prévus par la loi. L’ACPM recueille généralement les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée, mais peut également recueillir des renseignements indirectement au nom des membres de l’Association avec leur consentement, ou lorsque la loi le permet ou l’exige.

En résumé, l’ACPM recueille des renseignements personnels pour remplir son mandat. Par exemple, l’Association peut recueillir des renseignements personnels pour gérer votre adhésion, vous fournir des conseils médico-légaux ou répondre à des exigences légales ou réglementaires, entre autres. L’ACPM ne recueille des renseignements personnels qu’en fonction des raisons énumérées dans cette politique, qu’aux fins déterminées ou dans les limites autorisées par la loi.

À qui l’ACPM communique-t-elle les renseignements personnels et à quel endroit les stocke-t-elle?

À moins que la loi ne l’autorise ou ne l’exige, l’ACPM ne communique vos renseignements personnels qu’à des fins conformes à cette politique et avec les tiers suivants :

Vos renseignements personnels peuvent être stockés et traités dans nos bureaux au Canada, aux États-Unis ou dans d’autres pays où nous faisons appel à des fournisseurs de services. L’endroit auquel vos renseignements personnels sont communiqués peut être à l’extérieur de votre province ou territoire de résidence. Vous consentez à la communication de vos renseignements personnels dans ces conditions. Lorsque ces renseignements sont communiqués à l’extérieur du Canada, ils sont soumis aux lois du pays dans lequel ils sont conservés et peuvent être divulgués aux gouvernements, aux tribunaux ou aux organismes chargés de l’application de la loi ou de la réglementation de ce pays, conformément aux lois de ce pays.

Entités professionnelles

L’ACPM peut communiquer, à des tiers, des renseignements personnels pour confirmer ou soutenir votre adhésion, notamment :

• les associations ou fédérations médicales et les pouvoirs publics responsables de l’administration des programmes de remboursement des cotisations de l’ACPM dans votre province ou territoire;
• les Collèges auprès desquels vous détenez une inscription;
• les hôpitaux, les universités et les cliniques où vous travaillez;
• le numéro d’identification médicale pour le Canada

À votre demande, et avec votre consentement, l’ACPM fournira également des renseignements à d’autres organisations avec lesquelles vous interagissez dans le cadre de votre pratique et qui souhaitent confirmer votre adhésion à l’ACPM.

L’ACPM ne transmettra pas de renseignements médico-légaux ou de données démographiques à des tiers dans le cadre de toute communication confirmant ou appuyant l’adhésion. Une liste des associations ou fédérations médicales, des pouvoirs publics provinciaux ou territoriaux et des Collèges avec lesquels l’ACPM échange des renseignements personnels est publiée sur le site web de l’ACPM ou peut être obtenue auprès de l’Association.

Fournisseurs de services à l’ACPM

L’ACPM peut faire appel à des fournisseurs de services tiers (p. ex. pour l’analyse et la gestion des données, la surveillance et l’évaluation de la sécurité des données, les services de soutien des membres et de gestion, l’analyse et l’assistance en matière de marketing, les sondages, etc.) au Canada et ailleurs dans le monde, comme aux États-Unis et en Irlande. Ces fournisseurs de services peuvent être retenus pour faciliter ou fournir certains services au nom de l’ACPM, entre autres, pour aider l’Association à analyser l’utilisation de ses services et déterminer la meilleure façon de communiquer avec ses membres et de les aider.

Vos renseignements personnels seront conservés dans les dossiers de l’Association, dans ses serveurs ou dans les serveurs de ses fournisseurs de services. Les personnes à l’emploi de l’ACPM et de ses fournisseurs de services, qui ont besoin de renseignements sur les membres pour remplir leurs fonctions, n’auront accès à ceux-ci que lorsque cela sera nécessaire. L’accès aux renseignements personnels des membres n’est autorisé que pour effectuer des tâches particulières au nom de l’ACPM et est limité par des ententes contractuelles qui interdisent aux fournisseurs de services de communiquer ou d’utiliser ces renseignements à toute autre fin. Lorsque la législation en vigueur l’exige, vos renseignements personnels ne seront communiqués à des fournisseurs de services situés en dehors de votre province ou territoire de résidence que si l’ACPM procède à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et conclut que le fournisseur de services assurera une protection adéquate des renseignements. Pour en savoir davantage sur la façon dont ces fournisseurs de services traitent les renseignements personnels des membres, communiquez avec l’ACPM aux coordonnées indiquées à la fin de cette politique.

Communication de renseignements sans consentement

L’ACPM peut communiquer des renseignements personnels sans consentement dans certaines circonstances. De telles circonstances comprennent les cas où l’ACPM :

• est autorisée ou tenue par la loi, y compris par une ordonnance d’un tribunal, de communiquer ces renseignements;
• estime, pour des motifs raisonnables, qu’il est nécessaire de protéger la sécurité d’une personne ou d’un groupe identifiable;
• estime qu’il est nécessaire d’établir ou de percevoir des cotisations;
• estime qu’il est nécessaire de lui permettre de fournir des services approuvés, de poursuivre ou d’étudier les recours accessibles (y compris les recours juridiques au moyen d’une procédure judiciaire civile ou pénale), ou de limiter les dommages qu’elle pourrait ou est susceptible de subir;
• estime que les renseignements sont publics;
• agit dans les limites autorisées par la loi.

Lorsqu’elle est obligée de communiquer des renseignements sans consentement ou qu’elle est autorisée à le faire, l’ACPM ne communiquera que les renseignements nécessaires. L’ACPM se réserve le droit d’utiliser les renseignements agrégés et dépersonnalisés de la façon qu’elle juge appropriée.

En résumé, l’ACPM peut transmettre des renseignements personnels à des tiers pour confirmer ou soutenir l’adhésion des membres. Dans ce cas, elle veillera à établir une entente avec le fournisseur de services qui restreint l’utilisation des renseignements uniquement aux instructions qu’elle lui donnera et qui exige la suppression ou le retour de ces renseignements une fois le travail terminé.

Parfois, l’ACPM communiquera des renseignements sans le consentement des membres. Elle ne le fera que lorsque la loi l’y autorise ou pour des raisons précises; p. ex. lorsqu’elle estime raisonnablement qu’une telle communication est nécessaire pour protéger la sécurité d’une personne ou d’un groupe.

Combien de temps l’ACPM conserve-t-elle les renseignements personnels?

L’ACPM conserve les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour atteindre l’objectif pour lequel ils ont été recueillis ou dans la mesure où la loi le permet. Une fois l’objectif atteint, et sous réserve des exceptions prévues par la loi, l’ACPM anonymise ou détruit en toute sécurité les renseignements de manière à protéger la vie privée de la personne visée. La politique de l’ACPM en matière de conservation et de destruction des renseignements est révisée et mise à jour régulièrement.

En résumé, l’ACPM conservera les renseignements personnels de ses membres aux fins prévues, conformément à sa politique de conservation et de destruction de ces renseignements, dans les limites autorisées par la loi ou pour se conformer aux exigences légales.

Comment l’ACPM protège-t-elle les renseignements personnels?

L’ACPM s’efforce de maintenir des mesures de sécurité physiques, administratives et techniques adéquates en ce qui concerne ses bureaux et ses capacités de stockage de l’information, afin de prévenir toute perte, tout usage abusif, tout accès non autorisé, toute communication ou toute modification des renseignements personnels. Cet engagement s’applique également au retrait ou à la destruction des renseignements personnels.

Dans le cadre de ces précautions, l’ACPM limite l’accès aux renseignements personnels uniquement aux personnes à son emploi et, en vertu d’ententes contractuelles appropriées, aux fournisseurs de services tiers qui, à son avis, doivent en avoir connaissance pour que l’Association puisse offrir ses services. L’ACPM considère l’utilisation abusive des renseignements personnels par les personnes à son emploi comme une infraction grave pour laquelle des mesures disciplinaires peuvent être prises. L’ACPM est également prête à prendre toutes les mesures appropriées pour faire respecter les dispositions des ententes de confidentialité avec des parties externes.

Comme mentionné, l’ACPM peut faire appel à des fournisseurs de services externes situés aux États-Unis et dans d’autres pays. Certains renseignements personnels recueillis par l’ACPM peuvent donc être conservés ailleurs qu’au Canada où les renseignements personnels peuvent être accessibles et communiqués aux forces de l’ordre dans ces pays.

L’ACPM vérifie ses méthodes et ses mesures de sécurité, le cas échéant, pour s’assurer qu’elles demeurent efficaces et raisonnables. Elle prend aussi des mesures raisonnables pour confirmer que les fournisseurs de services adhèrent aux normes acceptées en matière de confidentialité et de sécurité des renseignements.

Responsabilités des membres

La sûreté et la sécurité de vos renseignements personnels dépendent également de vous. Quand l’ACPM vous a donné (ou lorsque vous avez choisi) un mot de passe pour accéder à certaines sections de son site web, vous aviez la responsabilité de choisir un mot de passe unique et d’en assurer la confidentialité.

Même si l’Association prend au sérieux la sécurité des renseignements personnels de ses membres et qu’elle maintient un programme rigoureux de protection de la vie privée, elle ne peut pas garantir la sécurité de ces renseignements. Vous lui fournissez ces renseignements à vos propres risques. Certaines précautions doivent donc être prises pour maximiser la sécurité de vos renseignements. Par exemple, les membres doivent installer régulièrement les mises à jour de sécurité, celles recommandées par les administrateurs de système et celle de leur système d’exploitation, et protéger leurs ordinateurs avec des logiciels antivirus et coupe-feu à jour.

Surveillance des activités du réseau

Parmi ses initiatives en matière de sécurité, l’ACPM utilise des logiciels pour surveiller le trafic du réseau, identifier les tentatives non autorisées de téléversement ou de modification des renseignements et prévenir les attaques par déni de service ou autres attaques visant à causer des dommages.

Les actes suivants sont interdits et peuvent entraîner la perte de l’adhésion d’une ou d’un membre : les tentatives non autorisées visant à déjouer ou neutraliser les dispositifs de sécurité; l’utilisation du système de l’ACPM à d’autres fins que celles prévues; le fait de refuser le service aux utilisatrices et utilisateurs autorisés; d’accéder, d’obtenir, de modifier, d’endommager ou de détruire des renseignements ou d’interférer de toute autre manière que ce soit avec le système ou son fonctionnement. Les preuves de tels actes peuvent également être communiquées aux forces de l’ordre et donner lieu à des poursuites au criminel en vertu des lois applicables au Canada ou dans les provinces ou territoires.

En résumé, la sécurité des données constitue une priorité pour l’ACPM. L’Association a réalisé d’importants investissements dans les mesures de protection techniques, administratives et physiques pour protéger les renseignements personnels qu’elle détient. Les membres ont également un rôle à jouer dans la protection des renseignements personnels transmis à l’ACPM. Par exemple, protéger leur mot de passe, éviter de le communiquer à d’autres personnes et ne pas réutiliser le même mot de passe. Certains des fournisseurs de services de l’ACPM se trouvent à l’extérieur du Canada, ce qui signifie que les données des membres peuvent être stockées dans un pays où les lois sur la protection des renseignements personnels ne sont pas aussi strictes que celles du Canada. En communiquant leurs renseignements personnels à l’ACPM, les membres comprennent et acceptent ce transfert de données.

Comment puis-je accéder aux renseignements personnels me concernant à l’ACPM ou les corriger?

S’il y a lieu, les membres peuvent accéder à certaines catégories de renseignements personnels dans leur compte de l’ACPM et y apporter des corrections.

L’ACPM s’efforce de fournir un accès aux renseignements personnels conformément à toutes les lois applicables. L’ACPM peut refuser de donner accès aux renseignements personnels conformément à la législation en vigueur. L’ACPM fournira les renseignements tirés de ses dossiers sous une forme facile à comprendre et elle s’efforcera également de fournir des explications pour toute abréviation ou tout code utilisé. Dans la mesure du possible, l’ACPM fournira également une liste des organisations susceptibles d’avoir reçu ces renseignements. L’Association peut facturer des frais raisonnables (p. ex. photocopies, frais de poste) à la personne qui fait la demande.

L’ACPM se réserve le droit de refuser l’accès à des renseignements personnels lorsque ceux-ci :

• dévoileraient des renseignements personnels concernant un tiers;
• révéleraient des renseignements commerciaux confidentiels;
• pourraient raisonnablement entraîner un préjudice grave pour une personne;
• peuvent nuire ou interférer avec les activités des forces de l’ordre et d’autres fonctions d’enquête ou de réglementation d’un organisme autorisé par la loi à exercer de telles fonctions;
• ont été générés au cours d’un processus officiel de résolution de conflit;
• font l’objet du secret professionnel entre juriste et cliente ou client, d’un privilège relatif au litige, ou d’un privilège ou d’une obligation liés à une profession;
• sont difficiles d’accès et le travail ou le coût pour les extraire serait disproportionné par rapport à la nature ou à la valeur de l’information;
• n’existent pas, ne sont pas détenus ou ne peuvent être retracés par l’ACPM;
• agit dans les limites autorisées par la loi.

Lorsque les renseignements ne sont pas ou ne peuvent pas être communiqués, la personne qui en fait la demande sera informée des raisons qui s’y opposent.

L’ACPM ne répondra pas aux demandes d’accès répétitives ou vexatoires et, ce faisant, tiendra compte de facteurs tels que la fréquence de mise à jour des renseignements, le but de l’utilisation et la nature des renseignements. Pour se protéger contre les demandes d’accès frauduleuses, l’ACPM peut exiger suffisamment de renseignements pour lui permettre de confirmer l’identité de la personne faisant une demande avant de lui permettre d’y accéder ou d’apporter des corrections.

En résumé, il existe plusieurs façons pour accéder aux renseignements personnels des membres détenus par l’ACPM. Par exemple, si vous avez un accès en ligne, vous pouvez accéder à votre compte et modifier votre profil et vos coordonnées. Pour obtenir de l’aide, vous pouvez également écrire au bureau de la protection des renseignements personnels à [email protected]. Si l’ACPM refuse de vous donner accès à vos renseignements personnels, elle vous fera connaître la raison de son refus.

Fichiers de témoins et technologies semblables

L’ACPM utilise des fichiers de témoins (cookies) sur son site web pour s’assurer qu’il fonctionne correctement, pour recueillir des données de navigation et pour améliorer votre expérience en ligne. Un fichier de témoins est un petit fichier créé par le navigateur dans votre ordinateur. Vous pouvez supprimer ou bloquer les témoins de votre navigateur. Vous pouvez également modifier vos préférences sur n’importe quel appareil de navigation, à tout moment, et choisir d’accepter ou de refuser chaque catégorie de témoins. Pour en savoir plus sur la façon dont nous utilisons les témoins, veuillez consulter notre Politique en matière de témoins.

Comment puis-je retirer mon consentement à la collecte, l’utilisation et la communication de mes renseignements personnels?

Vous pouvez à tout moment communiquer avec l’ACPM au numéro ou à l’adresse courriel ci-dessous pour retirer votre consentement à la collecte, l’utilisation et la communication de mes renseignements personnels. Le bureau de la protection des renseignements personnels s’efforcera de répondre à vos questions le plus rapidement possible. Vous pouvez également accéder à votre compte de l’ACPM pour modifier votre profil.

Modifications de la Politique sur la protection des renseignements personnels

L’ACPM peut mettre à jour cette politique de protection des renseignements personnels afin de refléter les modifications apportées à ses pratiques en matière de renseignement. Si l’Association apporte des modifications importantes à cette politique, elle vous en informera par courriel et (ou) par un avis publié dans son site web. L’ACPM vous encourage à consulter régulièrement cette page pour obtenir les renseignements les plus à jour sur ses pratiques en matière de protection des renseignements personnels.

Communiquez avec l’ACPM au sujet de son programme de protection des renseignements personnels

L’ACPM s’efforce constamment de traiter toutes les questions de confidentialité à la satisfaction de ses membres. Les membres qui ont des questions au sujet de la collecte, de l’utilisation ou de la communication de leurs renseignements personnels par l’ACPM, ou des processus mis en place par l’Association conformément à la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP), ou qui souhaitent corriger leurs renseignements ou y accéder, sont invités à consulter le site web de l’Association ou à communiquer avec l’ACPM :

Téléphone
1-800-267-6522 ou 1-613-725-2000

Courriel
[email protected]

En ligne
Communiquer avec nous

Adresse
C.P. 8225
Succursale T, Ottawa (Ontario)
K1G 3H7

L’ACPM examinera les problèmes de conformité à cette politique. L’ACPM dispose de procédés pour traiter et répondre à toute demande ou plainte concernant ses pratiques en matière de protection des renseignements personnels.

Les membres peuvent également demander conseil au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou au commissaire à la protection de la vie privée de leur province ou territoire.