Code de conduite et directives sur les conflits d’intérêts à l’intention des membres du Conseil

Introduction

1. La relation fondamentale entre les membres du Conseil et l’Association canadienne de protection médicale (ACPM) doit se fonder sur la confiance; l’honnêteté et l’intégrité sont des éléments essentiels à la confiance. Une conduite éthique dans le contexte de cette relation impose certaines obligations.

2. Le présent code se veut à l’image du « Code de conduite et directives sur les conflits d’intérêts à l’intention des employés ».

Respect de la loi

1. Le comportement des organisations fait l’objet d’une attention soutenue de la part du public. Par conséquent, les membres du Conseil doivent non seulement se conformer en tout point à la loi, mais également éviter les situations qui pourraient être perçues comme n’étant pas appropriées ou laisser croire à une attitude désinvolte envers le respect de la loi.

2. Les membres du Conseil de l’ACPM doivent en tout temps se conformer à la lettre et à l’esprit de toutes les lois et les dispositions législatives en matière de droits de la personne.

3. Dans leurs relations avec l’ACPM, les membres du Conseil ne doivent pas commettre ou tolérer un acte illégal ou contraire à l’éthique ou demander à d’autres membres du Conseil ou à des membres du personnel, membres de l’ACPM ou fournisseurs de le faire.

4. Il est attendu que les membres du Conseil soient suffisamment au courant des lois qui s’appliquent à leur travail pour reconnaître leurs responsabilités éventuelles et savoir quand demander un avis juridique. On s’attend à ce que, dans le doute, les membres du Conseil demandent des précisions auprès de la présidence.

5. Il est inacceptable de falsifier les dossiers de transactions.

Conflits d’intérêts

1. L’ACPM s’attend à ce que les membres du Conseil s’acquittent de leurs fonctions consciencieusement et de manière à ne pas placer leurs intérêts personnels en conflit avec les intérêts primordiaux de l’ACPM.

2. En règle générale, il y a conflit d’intérêts lorsque des membres du Conseil utilisent leur poste à l’ACPM à leur profit personnel, à celui de leurs relations ou de leur famille.

3. Tous les membres du Conseil doivent éviter les situations dans lesquelles il y aurait conflit éventuel, réel ou perçu, qui pourrait sembler influencer leur jugement et affecter leur capacité de prendre des décisions dans l’intérêt véritable de l’ACPM. Avant de se joindre au Conseil, les personnes élues à ce Conseil pourraient devoir abandonner un poste ou cesser certaines activités qui pourraient entraîner un conflit d’intérêts réel ou perçu. Citons, entre autres, le fait de participer à un comité ou conseil disciplinaire d’un organisme de réglementation, d’agir à titre de témoin ayant une expertise, de participer aux activités d’un comité de négociations ou d’être membre du Conseil d’une association médicale d’une province ou d’un territoire.

4. Diverses situations peuvent être à l’origine d’un conflit d’intérêts. Les plus communes sont l’acceptation de cadeaux, de faveurs ou de pots-de-vin de la part de fournisseurs, des relations étroites ou familiales avec des fournisseurs externes, la divulgation de renseignements confidentiels à la concurrence et l’utilisation à des fins non appropriées de renseignements confidentiels.

5. Certains conflits sont évidents; d’autres le sont moins. L’ACPM reconnaît aux membres du Conseil leur droit d’avoir des intérêts extérieurs légitimes; par contre, il peut aussi y avoir des situations qui peuvent être considérées comme des conflits d’intérêts, peu importe le degré d’innocence des intentions des personnes concernées.

   À titre d’exemple, l’ACPM est d’avis que le fait d’agir à titre d’expert dans le cadre de différends juridiques (des actions civiles, des plaintes auprès d’un Collège, des problèmes intrahospitaliers, etc.) pourrait compromettre les droits d’une ou d’un membre de l’ACPM et créer une situation possible de conflit d’intérêts. Les membres du Conseil devraient éviter de donner une opinion d’expert, de façon écrite ou verbale, relativement à un dossier dans lequel l’ACPM assure la défense d’une ou d’un membre. Il peut arriver que des membres du Conseil aient entrepris ce rôle avant leur élection au Conseil. En pareil cas, les membres du Conseil sont incités à obtenir conseils et orientation auprès de la présidence ou de la direction générale.

6. L’ACPM exige la divulgation complète de toute circonstance qui pourrait éventuellement être considérée comme un conflit d’intérêts. Les membres du Conseil peuvent faire part d’une situation particulière à la présidence ou à la direction générale, qui peut alors recommander les mesures requises pour éliminer un conflit d’intérêts. Une divulgation complète permet aux membres du Conseil de clarifier toutes les situations équivoques et donne la possibilité d’éliminer le conflit d’intérêts avant que ne surviennent des problèmes.

Intérêts commerciaux extérieurs

1. Les personnes souhaitant poser leur candidature à un poste au Conseil doivent déclarer, au moment de soumettre la documentation requise au Conseil, les activités commerciales extérieures d’où pourrait résulter un conflit d’intérêts. Indépendamment des activités extérieures, on exige que les membres du Conseil agissent dans l’intérêt de l’ACPM.

2. Les membres du Conseil n’ont pas le droit de détenir des intérêts financiers importants, que ce soit directement ou par l’entremise de parents ou d’associés, ou encore d’occuper ou d’accepter un poste de direction ou d’administration dans une organisation qui entretient des rapports avec l’ACPM si, en vertu de leur poste à l’Association, ces membres du Conseil peuvent faire profiter d’une manière quelconque l’une ou l’autre des organisations en influençant les achats, les ventes ou toutes autres décisions, à moins que ces intérêts n’aient été entièrement divulgués.

3. Dans ce contexte, « des intérêts financiers importants » signifient tout intérêt d’une importance telle que les décisions de l’ACPM pourraient se traduire par un gain pour ces membres du Conseil.

4. Ces restrictions s’appliquent dans la même mesure aux intérêts dans des entreprises qui pourraient faire concurrence à l’ACPM dans l’un ou l’autre de ses secteurs d’activité.

Renseignements confidentiels

1. On entend par « renseignements confidentiels » toute l’information et toutes les données liées aux activités de l’ACPM. Il peut s’agir de renseignements manuscrits, électroniques ou imprimés. Les renseignements confidentiels n’incluent pas l’information ou les données qui sont ou deviennent publiques sans qu’il y ait eu violation d’une entente de confidentialité. Les renseignements confidentiels comprennent les renseignements de nature exclusive, technique, commerciale, financière, juridique, ou ceux concernant les ressources humaines, les membres ou les membres du Conseil de l’Association qui sont considérés comme confidentiels par l’ACPM.

2. Les membres du Conseil sont tenus de garder et de traiter en confidentialité absolue tous les renseignements confidentiels. Sans que soit limitée la portée des dispositions générales :

   1. Les membres du Conseil ne divulgueront pas à une tierce partie toute information confidentielle, de quelque manière que ce soit, en tout ou en partie, sans le consentement préalable exprès de l’ACPM, sauf si ces membres y sont autorisés, ou si cela est prévu par la loi, et seulement dans la mesure d’une telle exigence.

   2. Les membres du Conseil devraient prendre toutes les précautions raisonnables, comme le précisent les documents de l’ACPM intitulés Information technology services (ITS) end user security policies ainsi que CMPA Information security classification quick reference guide, pour éviter que soit divulgué, utilisé, publié, transféré ou détruit par inadvertance tout renseignement confidentiel. Par exemple, les membres du Conseil doivent, entre autres, suivre les procédures de traitement de l’information relativement au marquage de la classification de sécurité, à la transmission, à l’accès, à la communication, à l’entreposage et à la destruction des documents de l’ACPM.

   3. Les membres du Conseil doivent faire tous les efforts voulus pour suivre les politiques sur la sécurité et la protection de la confidentialité de l’ACPM.

3. De la même façon, les membres du Conseil ne doivent jamais divulguer ou utiliser des renseignements confidentiels qui auraient été obtenus grâce à leur association avec l’ACPM à des fins de gains personnels ou au profit de relations, de parents ou de partenaires.

4. L’ACPM donne des conseils en regard de ce qui est considéré comme des renseignements confidentiels. On recommande aux membres du Conseil de se renseigner auprès de l’ACPM concernant l’information jugée confidentielle.

Activités de placement

Les membres du Conseil ne doivent pas, directement ou par l’intermédiaire de parents ou de partenaires, faire l’acquisition ou se départir d’intérêts, notamment d’actions cotées en bourse, dans une entreprise, quelle qu’elle soit, lorsque ces membres ont obtenu, dans le cadre de leurs travaux à l’ACPM, des renseignements confidentiels qui n’ont pas été divulgués, et qui pourraient raisonnablement influencer la valeur de tels titres.

Actes de corruption

Les membres du Conseil doivent annuellement déclarer et garantir, dans le document « Attestation : Membres du Conseil », ne pas avoir été reconnus coupables de quelque infraction criminelle que ce soit ou ne pas avoir fait l’objet d’une condamnation pour avoir participé à des actes de corruption, dont la fraude, la subornation, le détournement, la malversation ou l’appropriation illicite de biens, ou la violation des lois anti-corruption, y compris la Loi sur la corruption d’agents publics étrangers (« Actes de corruption »). Les membres du Conseil doivent divulguer sans délai, à la présidence ou à la direction générale, toute condamnation visant des actes de corruption, le cas échéant.

Emploi ou association avec une organisation de l’extérieur

Les membres du Conseil ne peuvent pas accepter de poste chez la concurrence ou dans une organisation, lorsque cette affiliation pourrait vraisemblablement se traduire en un conflit d’intérêts ou une situation susceptible de nuire aux intérêts de l’ACPM, ou être perçue comme telle.

Associations professionnelles et sans but lucratif

1. L’ACPM est favorable à ce que les membres de son Conseil apportent une contribution à leur collectivité en participant à des organismes de charité, à des services communautaires et à des associations professionnelles. Toutefois, les membres du Conseil ne devraient employer le temps ou les ressources de l’ACPM pour de telles activités qu’avec le consentement préalable de la direction générale ou de la présidence.

2. Il arrive à l’occasion que des membres du Conseil occupent des postes de leadership dans des associations sans but lucratif, dans lesquelles ces membres pourraient être considérés comme des porte-parole de ces groupes. Dans de telles circonstances, les personnes en cause devraient s’assurer que leurs propos sont exprimés au nom de l’organisation en question ou en leur propre nom et non pas à titre de membres du Conseil ou de porte-parole de l’ACPM.

Divertissements, cadeaux et faveurs

1. De saines pratiques commerciales exigent que toutes les personnes associées à l’ACPM, que ce soit à titre de fournisseurs, de membres du personnel temporaire ou de membres, aient le même accès à l’ACPM.

2. Les membres du Conseil et les membres de leur famille immédiate ne doivent pas accepter d’invitations, de cadeaux ou de faveurs en échange d’un traitement privilégié, ou qui peut sembler privilégié, en faisant affaire avec l’ACPM. Une entreprise qui offre de telles incitations doit être priée d’y mettre terme; le maintien d’une relation d’affaires durable est conditionnel au respect du présent code.

3. De la même façon, les membres du Conseil ne doivent pas offrir ou solliciter de cadeaux ou de faveurs en vue d’obtenir un traitement privilégié à leur endroit ou pour l’ACPM.

4. Les membres du Conseil peuvent accepter de modestes rabais sur l’achat à des fins personnelles de produits de fournisseurs ou de clientes ou clients, pourvu que de tels rabais n’aient aucune influence sur les prix d’achat ou de vente offerts à l’ACPM et que ces rabais soient offerts de manière générale à d’autres personnes ayant des rapports d’affaires semblables avec ces fournisseurs ou ces clientes ou clients.

5. Quelles que soient les circonstances, il n’est pas permis aux membres du Conseil d’offrir ou d’accepter un montant d’argent, des prêts à taux préférentiels, des titres ou des commissions secrètes en échange d’un traitement privilégié. Les membres du Conseil qui vivent une telle expérience ou qui en sont témoins doivent immédiatement en informer la haute direction.

6. Les membres du Conseil ne peuvent offrir ou accepter de cadeaux ou d’invitations que dans la mesure où il s’agit de la pratique normale courante dans les relations d’affaires établies. Les membres du Conseil doivent faire preuve d’un jugement raisonnable et prudent avant d’accepter ou de distribuer des cadeaux et des divertissements. L’échange de tels cadeaux ne doit créer aucune obligation.

7. Les cadeaux inopportuns reçus par des membres du Conseil devraient être retournés à la personne qui les a offerts et pourraient être accompagnés d’un exemplaire de ce code.

8. Une divulgation complète et immédiate des cas limites à la présidence ou à la direction générale sera toujours considérée comme le respect en toute bonne foi de ce code.

Usage des biens de l’ACPM

1. On ne doit pas s’approprier des biens de l’ACPM à des fins personnelles.

2. Les biens de l’ACPM sont confiés aux soins, à l’administration et à l’usage judicieux des membres du Conseil, qui ne doivent pas abuser de ces ressources à leur profit ou à leurs fins personnelles. La direction générale ou la présidence devrait être consultée pour obtenir des précisions à ce sujet.

3. Les membres du Conseil doivent veiller à ce que les biens de l’ACPM qui leur sont confiés soient maintenus en bon état et devraient être en mesure de rendre compte de tels biens.

4. Les membres du Conseil ne peuvent disposer des biens de l’ACPM que conformément aux directives établies par l’ACPM.

Participation à des activités politiques

Avant de poser leur candidature à une élection à une fonction politique, les membres du Conseil doivent en informer la présidence et demander conseil sur la question. À titre d’exemple, la mise en candidature pour une fonction politique provinciale ou fédérale pourrait exiger la démission avant ou au moment de l’élection, tandis qu’une mise en candidature à une élection municipale ou scolaire pourrait ne pas poser de conflit.

Les membres du Conseil qui s’engagent en politique doivent veiller à séparer leurs activités personnelles de leur association avec l’ACPM.

Responsabilité

1. L’ACPM est déterminée à se conduire comme une organisation respectueuse de l’éthique et à être perçue comme telle.

2. Tous les membres du Conseil doivent respecter les normes décrites dans ce Code de conduite et les normes définies dans les politiques, les directives ou les lois qui s’appliquent.

3. L’intégrité, l’honnêteté et la confiance constituent des éléments essentiels de la réussite de nos activités. Les membres du Conseil qui sont au courant d’une violation du présent « Code de conduite et directives sur les conflits d’intérêts à l’intention des membres du Conseil » ou qui en soupçonnent l’existence ont la responsabilité d’en faire part à la présidence ou à la direction générale.

4. L’ACPM exige que tous les membres de son Conseil fassent preuve de leur détermination et de leur engagement en passant en revue le Code de conduite et en signant le document « Attestation : Membres du Conseil » chaque année, acceptant ainsi de se conformer au « Code de conduite et directives sur les conflits d’intérêts à l’intention des membres du Conseil ». La volonté et la capacité de signer cette attestation sont des exigences imposées à tous les membres du Conseil.

5. Tous les membres du Conseil nouvellement élus ou ayant obtenu un nouveau mandat doivent participer au Programme de rétroaction pour les membres du Conseil de l’ACPM (et à l’évaluation par les pairs organisée par le Comité des candidatures, dans le cas de la sollicitation d’un nouveau mandat). Ces programmes nécessitent une autoréflexion et la sollicitation des commentaires des pairs quant au rendement des membres du Conseil, et sont menés conformément aux dispositions des onglets 9B (Programme de rétroaction pour les membres du Conseil de l’ACPM) et 9C (Évaluation par les pairs organisée par le Comité des candidatures). La participation à ce processus constitue une condition de service pour tous les membres du Conseil de l’ACPM.

Infraction au code

Les membres du Conseil reconnus comme ayant manqué à leur devoir fiducial en enfreignant le Code de conduite sont passibles d’une motion de blâme ou de radiation conformément à l’Annexe A.

Pour obtenir des précisions

La présidence, la direction générale ou la personne représentant le Service du contentieux peuvent toutes offrir des conseils concernant n’importe quel aspect du « Code de conduite et directives sur les conflits d’intérêts à l’intention des membres du Conseil ». Il sera ensuite possible de diriger les membres du Conseil vers les sources d’information appropriées, notamment les politiques pertinentes ou les responsables concernés.

Respect du Code de conduite et directives sur les conflits d’intérêts

Lors de l’élection, et sur une base annuelle par la suite, les membres du Conseil doivent signer le document « Attestation : Membres du Conseil », reconnaissant et acceptant ainsi de se conformer au « Code de conduite et directives sur les conflits d’intérêts à l’intention des membres du Conseil ».

Au terme de leur mandat, les membres du Conseil doivent signer le document « Attestation : Membres du Conseil » afin de confirmer leur volonté de prendre les mesures appropriées concernant les renseignements de l’ACPM, qu’ils soient en version papier ou électronique, et d’accepter de ne pas divulguer les renseignements confidentiels de l’ACPM.