Le saviez-vous? Pour remettre des dossiers médicaux à des juristes, une autorisation est requise

Si vous êtes la ou le dépositaire de dossiers médicaux et que des juristes vous demandent de les leur transmettre, vous ne pouvez procéder qu’après avoir obtenu l’autorisation des patients en question (ou de la personne qui les représente), sauf dans les situations où la loi vous intime de le faire. Idéalement, il devrait s’agir d’une autorisation écrite. Celle-ci devrait indiquer les sections du dossier que vous avez l’autorisation de transmettre et l’identité de la personne destinataire. En l’absence de consentement à la transmission du dossier, vous ne pouvez généralement pas le remettre à la personne qui en a fait la demande avant qu’un mandat ou une ordonnance du tribunal ne vous intime de le faire, à moins que la loi ou la réglementation ne l’exige. Vous n’êtes pas la ou le dépositaire des dossiers médicaux? Dans ce cas, vous devez rediriger la demande des juristes à la personne ou à l’organisation qui en est dépositaire (hôpital ou propriétaire d’une clinique, par exemple).

Vigilance à l’égard de renseignements potentiellement délicats

Lorsque vous avez l’autorisation de transmettre un dossier médical, vous devriez le revoir afin d’y repérer la présence de renseignements potentiellement délicats, lesquels pourraient ou non s’avérer pertinents dans le contexte de la demande. Il peut s’agir d’information concernant la santé mentale, la consommation de drogue ou les antécédents familiaux.

Si vous avez reçu la permission de transmettre un dossier médical mais que vous y décelez des renseignements délicats, vous devriez vérifier si la patiente ou le patient vous autorise à les divulguer. Caviardez toute donnée que vous n’avez pas l’autorisation de communiquer ainsi que tout renseignement personnel sur des tiers. Lorsque vous remettez des dossiers caviardés à des juristes, avisez-les que certains passages ont été obscurcis parce que la patiente ou le patient l’a demandé ou qu’ils contenaient des renseignements personnels sur des tiers.

Si un dossier médical contenant des renseignements délicats doit être transmis sans consentement préalable en raison d’une exigence prévue par la loi, communiquez avec l’ACPM avant de procéder. Ne modifiez jamais un dossier médical après qu’une plainte a été déposée ou une action en justice intentée, ou après avoir reçu une menace verbale ou écrite de poursuite.

Transmission de photocopies

Ne faites parvenir que des photocopies et non les originaux, sauf dans les situations où ceux-ci sont exigés par le tribunal. N’oubliez pas que vous pouvez vous faire rembourser les frais raisonnables d’administration et de photocopie associés à la transmission des documents demandés. Certaines associations ou fédérations médicales et certains organismes de réglementation (Collèges) ont des directives permettant de déterminer ce qui constitue, au juste, un montant raisonnable.

Si vous vous interrogez sur la façon de répondre à une demande de dossiers médicaux, veuillez demander conseil à l’ACPM.

AVIS : Les renseignements publiés dans le présent document sont destinés uniquement à des fins générales. Ils ne constituent pas des conseils professionnels spécifiques de nature médicale ou juridique, et n’ont pas pour objet d’établir une « norme de pratique » à l’intention des personnes exerçant une profession de la santé au Canada. L’emploi que vous faites des ressources éducatives de l’ACPM est visé par ce qui précède et l’avis de non-responsabilité de l’ACPM dans son intégralité, « Contrat d’utilisation de l’ACPM ».