En bref
- Si vous quittez une clinique où vous n’êtes pas dépositaire des dossiers des personnes que vous avez traitées, vous ne pourrez pas conserver leur dossier original. En outre, vous pourriez avoir de la difficulté à accéder à ces dossiers en cas de problème médico-légal.
- Lorsque vous vous joignez à une pratique, précisez que vous serez dépositaire des dossiers médicaux ou concluez une entente avec la personne dépositaire pour obtenir un accès continu ou durable aux parties des dossiers médicaux liées aux soins que vous avez prodigués ou auxquels vous avez participé.
- Toute entente écrite visant à obtenir un accès continu aux dossiers devrait, entre autres :
- identifier la personne dépositaire des dossiers médicaux
- préciser que si vous partez ou déménagez, vous continuerez à avoir un accès raisonnable aux parties pertinentes des dossiers
- identifier la personne ou l’entité qui assumera la responsabilité de la conservation, de la sécurité et de la destruction des dossiers
Protéger votre accès aux dossiers de votre patientèle
À un certain moment de votre carrière, il se peut que vous quittiez un milieu de pratique et que la direction médicale de la clinique vous informe que vous ne pouvez pas emporter les dossiers médicaux des personnes que vous avez traitées. Ceci pourrait vous surprendre, car vous pourriez estimer que ce sont vos dossiers. Après tout, vous y avez consigné toute l’information sur les soins que vous avez prodigués.
À moins d’être dépositaire des dossiers médicaux ou d’avoir conclu une entente avec les propriétaires de la clinique vous accordant un accès continu aux dossiers après votre départ, vous devrez peut-être prendre l’une des trois mesures suivantes : abandonner les dossiers, négocier un accès ponctuel pour assurer la continuité des soins ou en cas de problème médico-légal, ou encore demander aux personnes que vous avez traitées de vous en fournir une copie.
Négocier l’accès ou demander des copies aux personnes que vous avez traitées peut prendre du temps, ce qui risque d’être particulièrement inquiétant si une plainte est déposée auprès du Collège ou si une action en justice liée aux soins que vous avez prodigués est intentée contre vous.
Traiter quelqu’un ne fait pas nécessairement de vous la personne dépositaire de son dossier
Traiter quelqu’un, créer son dossier médical ou y contribuer ne signifie pas toujours que vous êtes la personne dépositaire de ce dossier. Cela ne vous donne pas non plus nécessairement le droit de conserver le dossier ou d’y accéder une fois que vous quittez la pratique. Bien que les personnes traitées soient propriétaires des renseignements personnels sur la santé contenus dans leur dossier, c’est la personne dépositaire qui en assure la garde et la gestion, et qui détermine qui peut y avoir accès.
Le contexte de la pratique détermine la personne qui sera dépositaire des dossiers. Dans une pratique individuelle, il s’agit normalement de la ou du médecin; dans un centre hospitalier ou un autre établissement de santé, c’est l’organisation qui a cette responsabilité. Dans les pratiques de groupe ou les cliniques, les dépositaires sont établis en fonction de l’organisation de la clinique. Par exemple, les personnes traitées pourraient relever de la clinique et non de leur médecin. Dans ces circonstances, c’est la personne propriétaire de la clinique qui sera souvent dépositaire des dossiers. Toutefois, les médecins qui exercent au sein d’un groupe partageant des locaux et du personnel peuvent avoir leur propre patientèle et être ainsi dépositaires de ces dossiers.
L’importance de l’accès
En tant que médecin, il importe que vous puissiez continuer d’avoir accès aux dossiers de votre patientèle. Si vous faites l’objet d’une plainte auprès du Collège, d’une plainte intrahospitalière, ou d’une action en justice, un accès rapide et facile aux dossiers dans lesquels sont consignés les soins que vous avez prodigués vous permettra d’y répondre de manière efficace.
Selon les dispositions prises pour assurer la continuité des soins après votre départ, vous pourriez, si vous n’avez pas facilement accès aux dossiers, avoir de la difficulté à répondre aux attentes définies dans les politiques ou les normes du Collège en ce qui a trait au suivi des soins, et à la conservation, la sécurité et la destruction appropriées des dossiers.
Que pourrait-il arriver si je quitte une pratique et que je ne suis pas dépositaire des dossiers?
Si vous quittez une pratique dans laquelle vous n’êtes pas dépositaire des dossiers et que vous n’avez pas déjà conclu d’entente pour accéder aux dossiers auxquels vous avez contribué, des dépositaires pourraient refuser de vous remettre les dossiers, des copies, ou l’accès à ceux-ci. Vous devrez peut-être présenter une demande officielle à la personne dépositaire, ce qui risque de retarder ou d’entraver l’accès aux renseignements requis.
Les dépositaires pourraient ne pas être au courant de vos obligations. Vous pourriez ne pas souhaiter leur faire part des raisons pour lesquelles vous devez accéder aux dossiers (p. ex. si vous faites l’objet d’une plainte ou d’une action en justice). De même, il n’est pas toujours possible ou efficace d’avoir accès aux dossiers si vous devez obtenir le consentement de la personne traitée ou s’il vous les faut en raison d’une plainte au Collège ou d’une action en justice.
Besoin d’aide pour accéder à des dossiers?
Si vous n’êtes pas dépositaire des dossiers et que vous n’avez conclu aucune entente au préalable, il pourrait être compliqué d’y avoir accès. Si vous devez répondre à une plainte au Collège ou à une action en justice et que vous avez besoin d’aide pour accéder à des dossiers, communiquez avec nous.
Comment s’assurer de conserver l’accès aux dossiers?
Le meilleur moment pour aborder la question de l’accès futur aux dossiers médicaux est lorsque vous vous joignez à une pratique, même s’il peut alors être difficile d’évoquer le sujet. Cette mesure vous permettra de réduire au minimum les risques de problèmes d’accès si vous quittez éventuellement la pratique.
Confirmez par écrit si les personnes que vous traiterez seront considérées comme comptant parmi votre patientèle ou celle de la clinique. La réponse déterminera généralement qui sera dépositaire des dossiers.
Si vous n’êtes pas dépositaire, assurez-vous de conclure une entente stipulant qu’à votre départ de la pratique ou de la clinique, vous aurez droit à un accès raisonnable aux parties des dossiers médicaux portant sur les soins que vous avez prodigués. Bon nombre de Collèges et de commissaires à la protection de la vie privée obligent les médecins travaillant dans une pratique de groupe à conclure une entente écrite dès le début qui stipule qui sera responsable de conserver et de transférer leurs dossiers médicaux suivant leur départ.
Demandez également si vous pourrez transférer les dossiers dans votre prochain lieu de pratique. La clinique pourrait vous fournir les dossiers en fichier PDF, en version papier ou sous un autre format électronique. Dans certains cas, la clinique pourrait ne pas pouvoir ou vouloir transférer un fichier électronique que vous pourriez intégrer dans votre nouveau système de dossiers électroniques ou utiliser pour continuer à consigner les soins que vous prodiguez. Lorsque l’on vous remet une copie papier ou un fichier PDF, vous devrez peut-être retranscrire les données qu’il contient dans votre système de dossier électronique, ce qui prend du temps.
L’entente devrait aussi stipuler que les personnes traitées seront informées à l’avance d’un départ prévu, et préciser qui assumera la responsabilité de la conservation, de la sécurité et de la destruction des dossiers.
En cas de changement de propriétaire ou de partenaire de la clinique, il vous faut revoir le contrat ou l’entente.
Vous devriez consulter un membre du barreau en droit commercial ou l’association ou fédération médicale professionnelle de votre province ou territoire pour lui demander d’examiner tout contrat avant que vous ne le signiez. Comme les questions concernant l’aspect commercial de la médecine ne relèvent pas du mandat de l’ACPM, l’Association n’est pas en mesure d’aider ses membres en ce qui a trait à l’examen de ces contrats.
Si vous travaillez actuellement dans une ou plusieurs pratiques de groupe et que vous n’avez pas d’entente concernant la garde ou l’accès aux dossiers, vous devriez demander à en conclure une ou à obtenir des précisions pour conserver l’accès aux dossiers après votre départ.
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