En tant que médecin, vous pouvez parfois recevoir une demande d’accès au dossier médical d’une personne décédée, et les raisons pour lesquelles un membre de la famille ou une autre personne peut vouloir y accéder sont nombreuses (p. ex. demande de prestations d’assurance, règlement d’un litige concernant la validité d’un testament ou volonté d’en savoir plus sur l’état de santé du patient ou de la patiente).
Lorsqu’une telle situation se présente, la première étape consiste à vérifier si vous êtes bien dépositaire du dossier médical, si la personne qui soumet la demande est en droit d’accéder au dossier et s’il s’agit de renseignements pouvant être divulgués. Il faut également tenir compte de l’utilisation prévue de l’information et de la présence de renseignements délicats dans le dossier médical.
Représentants légaux
Une personne dit représenter légalement quelqu’un qui faisait partie de votre patientèle (p. ex. responsable de l’exécution testamentaire ou de l’administration de la succession). Dispose-t-elle d’un droit d’accès sans restriction au dossier médical de la personne décédée?
L’accès au dossier médical qui est accordé à la représentante ou au représentant légal varie en fonction des lois sur la protection des renseignements personnels qui s’appliquent.
Dans la plupart des provinces et territoires, la législation limite cet accès aux fins liées à l’administration d’une succession.
Néanmoins, dans certaines provinces (p. ex. Colombie-Britannique, Manitoba et Ontario), la législation relative à la protection des renseignements personnels accorde un droit d’accès général à la représentante ou au représentant légal. Ces personnes disposent donc d’un accès comparable à celui des patients, sous réserve des exceptions prévues (p. ex. risque de préjudice).
Quelles preuves doit fournir une représentante ou un représentant légal?
Vous pouvez demander une copie du testament dans lequel figure le nom de la personne désignée comme représentante légale. Dans les cas où une personne décédée n’a pas désigné quelqu’un pour la représenter, certaines lois sur la protection des renseignements personnels accordent un droit d’accès général au plus proche parent ou à la personne responsable de l’administration de la succession (p. ex. Colombie-Britannique, Ontario, Nouvelle-Écosse, Terre-Neuve-et-Labrador, Île-du-Prince-Édouard, Territoires du Nord-Ouest et Yukon).
S’il vous est impossible d’obtenir une copie du testament et qu’il n’y a pas de raison de croire que la succession est litigieuse, vous pouvez simplement confirmer auprès de la personne qui soumet la demande d’accès qu’elle est bien la représentante légale de la personne décédée ou la responsable de la succession. Assurez-vous de verser une note à ce sujet dans le dossier médical. Si vous savez qu’une succession risque d’être litigieuse et que le dossier médical pourrait susciter la controverse, il serait prudent d’obtenir une copie du testament avant de donner accès aux renseignements.
Représentants légaux et décideurs remplaçants
Ce n’est pas nécessairement la même personne qui joue le rôle de décideur remplaçant (avant le décès) et celui de représentant légal (après le décès). En général, celle qui agit à titre de représentante légale est celle qui est désignée comme responsable de l’exécution testamentaire ou de l’administration de la succession dans le testament.
Administration d’une succession
Que signifie la mention « fins liées à l’administration de la succession »?
Lorsqu’une demande d’accès au dossier médical est soumise, il est important de vérifier auprès de la représentante ou du représentant légal si les renseignements sont requis aux fins de l’administration de la succession (dans les provinces et territoires où cette condition est appliquée). Souvent, il n’est pas nécessaire de poser plus de questions.
En général, on considère que les dossiers médicaux sont nécessaires à l’administration de la succession lorsqu’on doit déterminer si la succession ou d’autres bénéficiaires désignés ont droit à des prestations d’assurance, contester des réclamations à l’égard des biens de la succession ou préparer une action en justice au nom de la succession pour des préjudices subis avant le décès.
Dans les cas où seuls des motifs personnels sont invoqués, il n’est généralement pas raisonnable d’accéder à la demande d’accès, à moins qu’une permission à cet égard ne soit accordée à la représentante ou au représentant légal en vertu de la loi sur la protection des renseignements personnels qui s’applique (abordée ci-dessous). Par exemple, le fait de vouloir tourner la page après le décès d’une personne n’est généralement pas considéré comme nécessaire à l’administration d’une succession.
Renseignements délicats
Le dossier médical d’une personne décédée contient des renseignements délicats. Puis-je en refuser l’accès à la représentante ou au représentant légal?
Lorsqu’un dossier médical est nécessaire à l’administration d’une succession, la confidentialité des renseignements peut être préservée uniquement si une exemption prévue par la loi s’applique. C’est le cas même si les renseignements sont de nature délicate et si la patiente ou le patient a, de son vivant, demandé à ce que personne n’ait accès à certains renseignements.
Il ne relève pas des médecins de déterminer si l’information est pertinente dans les cas d’administration de successions. Les médecins peuvent faire l’objet d’une plainte ou de critiques de la part de l’organisme de réglementation de la médecine (Collège) ou de la commission à la protection de la vie privée de leur région s’ils refusent, sans motif raisonnable, l’accès au dossier médical d’une personne décédée.
- Dans les cas où une personne a de son vivant demandé à ce que certains renseignements délicats ne soient pas divulgués, la meilleure chose à faire est d’informer la représentante ou le représentant légal de cette volonté.
Toutes les lois sur la protection des renseignements personnels au Canada comptent des exceptions qui peuvent limiter les renseignements issus du dossier médical d’une personne décédée auxquels peut accéder une représentante ou un représentant légal.
- Vous pouvez refuser l’accès aux renseignements délicats si, par exemple, cela risque vraisemblablement de causer un préjudice grave à un tiers ou permet d’identifier une personne ayant fourni de l’information de manière confidentielle alors qu’il convient, dans les circonstances, de préserver la confidentialité de son identité.
Lorsqu’une exemption s’applique à certaines parties du dossier médical, la représentante ou le représentant légal peut quand même avoir accès aux renseignements pouvant être raisonnablement prélevés de ceux assujettis à l’exemption.
Accès facultatif
Puis-je donner accès au dossier médical d’une personne décédée à un membre de la famille ou à une autre personne qui n’est pas la représentante légale, ou encore pour des fins autres que l’administration d’une succession?
Dans la plupart des provinces et territoires, il est permis de donner accès aux renseignements personnels sur la santé d’une personne décédée à quelqu’un qui ne représente pas légalement cette dernière, mais aussi pour des fins autres que l’administration de la succession. L’information pouvant être divulguée se limite normalement aux circonstances du décès ou aux services de santé ayant été fournis récemment.
Dans certaines provinces et certains territoires (p. ex. Ontario, Nouveau-Brunswick, Nouvelle-Écosse, Terre-Neuve-et-Labrador et Île-du-Prince-Édouard), il est permis de divulguer les renseignements personnels de personnes décédées à leurs proches (conjoints, conjoints de fait, fratrie, ou descendants) si ceux-ci en ont besoin pour prendre des décisions au sujet de leurs propres soins de santé ou de ceux de leurs enfants.
Comme il s’agit de dispositions facultatives, vous n’avez aucune obligation de divulguer l’information. Par conséquent, si une patiente ou un patient décédé a déjà exprimé la volonté de ne pas divulguer ses renseignements personnels à quiconque, évitez de le faire sauf si la demande provient de sa représentante ou de son représentant légal.
Coroners et médecins légistes : comment répondre à leurs demandes?
S’il est possible pour les coroners d’accéder aux dossiers médicaux de personnes décédées en vertu de la législation en vigueur, les médecins doivent néanmoins tenir compte de leur devoir de confidentialité. Veuillez lire l’article de l’ACPM intitulé Comprendre le rôle des coroners et médecins légistes, qui porte sur la manière de répondre aux coroners (ou aux personnes qui les représentent) qui souhaitent obtenir de l’information médicale sur une personne décédée.
Directives pour les médecins du Québec
Le Collège des médecins du Québec a publié des directives à l’intention des médecins québécois qui doivent répondre à des demandes d’accès au dossier médical de personnes décédées. Voir L’accès au dossier médical d’un patient décédé [PDF].
En bref
Si vous recevez une demande d’accès au dossier médical d’une personne décédée :
- Vérifiez si vous êtes bien dépositaire du dossier médical puisque seule cette personne est autorisée à divulguer les renseignements qu’il contient.
- Vérifiez si la personne qui soumet la demande a le droit d’accéder au dossier médical, que ce soit à titre de représentante ou de représentant légal ou parce qu’elle dispose d’un autre droit conféré en vertu d’une loi sur la protection des renseignements personnels.
- S’il y a lieu, confirmez auprès de la représentante ou du représentant légal que le dossier est nécessaire à l’administration de la succession.
- Vérifiez si certains renseignements devraient être exclus en raison d’une exemption prévue par la loi sur la protection des renseignements personnels.
- En cas de doute, n’hésitez pas à communiquer avec l’ACPM pour déterminer si vous pouvez donner accès au dossier demandé.
