Lors d’une récente conférence, des médecins discutaient de leur expérience de transition vers un nouveau système de dossiers médicaux électroniques (DME). Malgré les quelques difficultés initiales rencontrées pour passer du papier à l’électronique, ils reconnaissaient que leur pratique s’en était trouvée améliorée et qu’ils étaient maintenant prêts à migrer vers un nouveau système.
Ayant lu des commentaires en ligne décevants au sujet de certains systèmes, vous hésitez à faire un tel changement. Vous ressentez toutefois la pression de moderniser votre pratique et d’en améliorer l’efficacité; vous décidez donc de faire le grand saut.
Vous choisissez un système de DME qu’un collègue vous a recommandé. La livraison et la mise en place précipitées de ce système surprennent le personnel de votre clinique. Vous regrettez bientôt votre décision puisque vous devez travailler des heures supplémentaires pour vous rattraper dans des tâches administratives liées à ce système. Votre personnel peine aussi à suivre les nouveaux processus et le moral chute. Dépassé et stressé par la situation, vous envisagez d’abandonner ce projet.
Avantages et inconvénients
Les DME peuvent améliorer la gestion des soins individualisés et l’efficacité générale du système de santé. Ils permettent aux médecins d’accéder aux renseignements cliniques à distance, de passer en revue les données historiques, de transmettre de l’information aux patients et de collaborer plus facilement avec d’autres professionnels de la santé.
Comme pour tout changement, l’évolution technologique de la gestion des dossiers-patients peut causer du stress, même chez les médecins les plus versés en informatique. En effet, la mise en œuvre et la gestion des DME constituent une source importante de stress pour les médecins, et sont associées à l’épuisement professionnel.1 Les défis pour les médecins et les équipes de soins comprennent : l’ergonomie et l’interopérabilité des systèmes de DME, les compétences techniques du médecin et de l’équipe, le manque de temps pour la mise en œuvre, et la crainte que la technologie nuise aux interactions médecin-patient.2
La situation peut s’exacerber si l’interface est difficile à utiliser et la fonctionnalité trop rigide : p. ex. les utilisateurs pourraient devoir trier une abondance de renseignements à l’écran et composer avec une navigation ambiguë. La saisie des données peut être exigeante lors de la conversion des dossiers existants, et l’intégrité des données peut poser des problèmes lors du passage à un nouveau système de DME. Ces facteurs, parmi d’autres, peuvent nuire au déroulement du travail et ultimement aux soins des patients si rien n’est fait. Les médecins déclarent travailler parfois de plus longues heures pour terminer la saisie des données et les tâches administratives connexes.
Les principales préoccupations concernant l’optimisation des DME découlent des problèmes d’interopérabilité, c.-à-d. la façon dont les diverses composantes d’un système de DME interagissent et fonctionnent. Des problèmes de compatibilité peuvent survenir, par exemple, lorsque de multiples fournisseurs offrent des logiciels sous divers formats.
Les médecins peuvent aussi nourrir des inquiétudes quant aux conséquences possibles du DME sur l’interaction médecin-patient. Si la transition signifie l’introduction d’ordinateurs en salle d’examen, cela pourrait signifier une diminution des contacts avec les patients et des discussions avec les collègues, et il faudrait en tenir compte.
Gestion du changement
Il est possible d’atténuer de nombreux problèmes et facteurs de stress associés à la mise en œuvre d’un nouveau DME si le médecin et son personnel envisagent la transition comme un projet, y consacrent temps et ressources, et planifient méticuleusement l’exécution pour en assurer le succès. La transition peut aussi représenter une bonne occasion d’évaluer, voire d’améliorer, les processus de travail établis.
Choix du système et du fournisseur
Bien qu’il existe de nombreux systèmes et fournisseurs de DME parmi lesquels choisir, tous ne conviennent pas nécessairement à vos besoins. Des recherches et une diligence raisonnable peuvent réduire le risque de problèmes.
Au moment de choisir un fournisseur ou un système de DME, considérez les enjeux suivants : la capacité du système à répondre aux besoins de votre pratique, les changements requis à votre flux de travail, le transfert des dossiers et des données, la formation et le soutien proposés par le fournisseur, les fonctions de sécurité, la gestion des données de laboratoire et l’interopérabilité.
Une fois les systèmes démontrés et les fournisseurs présélectionnés, il serait sage de faire l’essai d’un nouveau système ou de s’en servir comme projet pilote. Il serait aussi opportun de demander des personnalisations qui répondent aux besoins de votre pratique. Avant de vous engager à long terme, demandez des références et faites un suivi avec d’anciens clients du fournisseur; vous pourriez ainsi découvrir des problèmes ou au contraire être rassuré.
Équipe de transition
Une stratégie courante utilisée en cabinets privés et en centres médicaux lors de la transition vers un nouveau système de DME consiste à mettre sur pied une équipe de transition pour surveiller le fonctionnement et assurer la liaison avec le fournisseur choisi.
L’introduction d’un système de DME aura des conséquences différentes pour chaque membre de l’équipe de soins. Il importe que l’équipe de transition puisse déterminer les besoins de chacun. L’assentiment de toute l’équipe, dès le début, est essentiel à la réussite du projet et, de façon générale, à la réduction du stress au travail.
Ergonomie
L’évaluation de l’ergonomie du cabinet et de la salle d’examen importe pour réduire les conséquences négatives possibles du nouveau système sur l’engagement des patients.
Il faut, pour cela, envisager un espace ouvert où l’ordinateur n’obstrue pas le contact visuel entre le médecin et le patient, et ne pose pas d’entrave à la conversation. Lorsque l’ordinateur sert d’outil interactif d’éducation pendant un rendez-vous, les patients sont moins enclins à penser que le médecin se laisse distraire par l’ordinateur.
Formation
Une formation régulière et approfondie s’impose pour bien réussir la mise en œuvre d’un système de DME; cette formation devrait d’ailleurs faire partie de l’offre de service.
La courbe d’apprentissage risque d’être abrupte et la productivité pourrait s’en ressentir tout de suite après la mise en œuvre du nouveau système. Les médecins devraient donc prévoir une perte de productivité temporaire et bien choisir quand et comment mettre en œuvre le nouveau système; p. ex. une période plus tranquille de l’année et le recrutement de ressources additionnelles et temporaires. Cela permettra à tous de mieux s’adapter au nouveau système de DME.
Soutien des associations ou fédérations médicales
De nombreuses associations ou fédérations médicales des provinces ou des territoires offrent des ressources et des services de soutien aux médecins qui envisagent de se procurer un système de DME, que ce soit une première acquisition, la mise à niveau à un système plus récent ou encore la résolution de problèmes avec un système établi. Ces ressources comprennent renseignements et conseils sur les options de financement, le choix d’un fournisseur, les ententes de gestion des données et la résolution des problèmes pouvant survenir avec un fournisseur.
Autres environnements
Alors que les médecins travaillant en milieu hospitalier ou dans de grands centres médicaux n’ont aucune autorité ou influence quant au choix d’un système de DME, leurs besoins et préférences pourraient être mieux pris en compte s’ils jouent un rôle actif dans sa planification et sa mise en place. Cela permettrait aussi d’atténuer le stress associé à la transition. Une fois ce processus en cours, le fait de travailler en collaboration avec l’administration et les services informatiques de l’hôpital contribuerait grandement au fonctionnement du système comme prévu.
En bref
La planification et la gestion du changement accroissent le succès d’une transition des dossiers papier aux DME, ainsi que d’un système informatique à un autre, et réduisent le stress lié à cette situation.
La formation appropriée des cliniciens et du personnel de soutien, en ce qui a trait aux nouveaux processus de travail et à l’utilisation d’un nouveau système de DME, pourrait atténuer le stress associé à un changement important dans une pratique médicale.
Références
- Collier R. Electronic health records contributing to physician burnout. CMAJ [En ligne]. 13 nov. 2017 [cité en mai 2018]; 189 (45):E1405-E1406. Disponible: http://www.cmaj.ca/content/189/45/E1405. doi: 10.1503/cmaj.109-5522
- Ajami S, Bagheri-Tadi T. Barriers for adopting electronic health records (EHRs) by physicians. Acta Inform Med [En ligne]. Juin 2013 [cité en mai 2018]; 21(2): 129-34. Disponible: https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC3766548/. doi:10.5455/aim.2013.21.129-134
