Conversion des dossiers papier en dossiers électroniques
Processus de conversion
Pour s’assurer que les dossiers papier convertis en dossiers électroniques satisfassent les exigences légales :
- des procédures écrites doivent être établies et systématiquement suivies pour la conversion (y compris la consignation du type de processus de conversion utilisé), et les médecins doivent en conserver une copie. Une entreprise commerciale réputée peut aider à établir les procédures de conversion;
- la conversion devrait se dérouler de manière uniforme et minutieuse, en prenant des mesures de protection appropriées pour assurer la fiabilité des copies numériques;
- le processus devrait comprendre une assurance de la qualité (p. ex. la comparaison des copies numériques avec l’original pour veiller à ce que l’information ait bien été convertie), et il faudrait prendre note des mesures d’assurance de la qualité ayant été prises.
Élaboration et mise en œuvre des politiques
Lorsqu’un système de dossiers électroniques est mis en place dans un cabinet médical :
- des politiques internes doivent être établies pour gérer des questions telles que l’intégrité des données, le consentement, la sécurité, l’accès, le transfert et la destruction des dossiers;
- en cas de pratique de groupe, les politiques peuvent être élaborées en équipe pour veiller à ce que chaque membre du personnel soit partie prenante au processus et soit sensibilisé à l’importance de la protection des renseignements personnels dans le cadre de l’utilisation de dossiers électroniques. Les membres du personnel doivent recevoir une formation appropriée pour assurer leur compréhension des politiques et de leurs obligations;
- les politiques doivent être mises en œuvre de façon uniforme et conserver les principes sous-jacents à la protection des renseignements personnels.
Destruction des dossiers papier
La plupart des Collèges, sinon tous, permettent la destruction des dossiers papier lorsqu’ils ont été numérisés de façon appropriée. Si les mesures appropriées ont été prises, il peut être raisonnable de détruire les dossiers originaux d’une façon qui respecte l’obligation de confidentialité des médecins, toute loi qui s’applique ainsi que les exigences du Collège concerné. Dans des cas exceptionnels, notamment lorsque la qualité des dossiers papier rend difficile la lecture du document converti, il peut s’avérer prudent de conserver les dossiers papier tout au moins pendant la période de conservation recommandée par l’ACPM.
Numérisation et reconnaissance optique des caractères (ROC)
La numérisation produit une représentation numérique non éditable d’une image alors que la ROC est un procédé technologique qui convertit l’image d’un texte manuscrit ou typographié en un texte pouvant être modifié. La ROC ne devrait pas être utilisée seule pour la conversion de dossiers papier en format électronique, à moins que les dossiers originaux soient numérisés ou conservés en version papier.
Statut juridique des dossiers électroniques
Les documents convertis en format électronique sont des copies. Néanmoins, ils sont généralement admissibles comme preuves dans les actions en justice. Dans la plupart des provinces et territoires du Canada, les règles concernant l’admissibilité des copies tiennent compte des dossiers électroniques.
La réponse à une demande juridique visant la production d’un dossier électronique peut s’avérer problématique. Il peut être nécessaire de produire les métadonnées intégrées dans tous les documents électroniques, y compris la piste de vérification, l’historique de chaque frappe de clavier et les suppressions, et les données à l’appui de la prise de décision. Une aide technique spécialisée peut être requise pour veiller à ce que toutes les données exigées soient incluses.
