Guide sur les dossiers électroniques

Exigences relatives aux systèmes de gestion des dossiers électroniques et obligations des médecins

Au Canada, chaque province et territoire a des exigences expresses qui doivent être respectées en ce qui concerne la création et la tenue des dossiers médicaux. Les exigences particulières varient d’une province et d’un territoire à l’autre.

Plusieurs Collèges ont adopté des politiques ou des règlements sur les systèmes de gestion des dossiers électroniques, qui incluent certaines ou la totalité des exigences suivantes. En général, les systèmes devraient :

• afficher et imprimer rapidement les renseignements pour chaque patiente et patient selon un ordre chronologique;
• afficher et imprimer le dossier dans un format simple pour les patientes et patients qui désirent y avoir accès;
• offrir la possibilité d’accéder au dossier de chaque patiente et patient au moyen du nom et du numéro d’assurance maladie (le cas échéant);
• avoir une piste de vérification qui :
  • enregistre la date, l’heure et l’identité de la personne qui accède au dossier;
  • consigne la date et l’heure de chaque entrée d’information pour chaque patiente et patient ainsi que l’identité de la personne qui saisit une entrée;
  • indique tout changement dans l’information enregistrée ainsi que l’identité de la personne qui a fait le changement;
  • conserve les renseignements originaux lorsqu’il y a modification ou mise à jour;
  • peut être imprimée séparément des renseignements consignés pour chaque patiente et patient;
• être dotés de dispositifs de sécurité solides (notamment le chiffrement, l’utilisation de mots de passe et de contrôles d’accès) afin d'assurer une protection contre des accès non autorisés;
• faire automatiquement des copies de sauvegarde des fichiers et permettre la reprise des fichiers de sauvegarde ou offrir une protection raisonnable contre la perte, l’endommagement et l’inaccessibilité de l’information.

En général, les médecins devraient :

• se familiariser avec les exigences des organismes de réglementation de la médecine (Collèges), les lois, les règlements et les autres attentes sur l’utilisation des dossiers électroniques de leur province ou territoire;
• passer en revue les lois sur la protection des renseignements personnels puisque, dans certaines provinces et certains territoires, ces lois peuvent renfermer des dispositions ou des attentes précises concernant les dossiers électroniques.