Partage des données
Ententes entre médecins
Lorsque des médecins pratiquent au sein d’un groupe ou d’une société de médecins, il peut être sensé d’un point de vue pratique et financier d’avoir un système de DME partagé que chaque médecin peut utiliser. Ce système peut ou non être intégré au système de DSE d’un hôpital, d’une région ou d’une province ou d’un territoire.
Une entente conclue au sein d’un groupe ou d’une société de médecins avec une consultante ou un consultant en technologies de l’information devrait faire l’objet des mêmes considérations que celles prises en compte lorsqu’un fournisseur tiers est choisi. De plus, il devrait y avoir une entente concernant le système de DME partagé entre les médecins et les membres des autres professions de la santé formant le groupe ou la société. Une entente liée à un DME partagé peut être distincte ou être intégrée dans une entente plus large entre les médecins qui régit la gestion du groupe, de la clinique ou d’une autre organisation (p. ex. entente de société en nom collectif ou convention d’actionnaires).
Lorsqu’un dossier médical renferme des entrées de diverses personnes et qu’un certain nombre de professionnelles et professionnels de la santé peuvent y avoir accès, les questions de propriété et de sécurité deviennent beaucoup plus complexes. Les ententes entre médecins devraient souligner l’importance de protéger les dossiers médicaux de façon à ce que ceux-ci ne soient accessibles qu’aux personnes et aux fins autorisées. Il pourrait être nécessaire de mettre en place des mécanismes permettant de limiter l’accès uniquement aux médecins et au personnel devant obtenir un dossier particulier pour la prestation de soins et à d’autres fins autorisées.
Pour obtenir de plus amples renseignements, voir le document sur les Ententes de partage de données de l’ACPM et le formulaire type intitulé Dispositions contractuelles pour les ententes sur le partage des données.
Ententes sur le partage de données avec les autorités en matière de santé
Dans certaines provinces et certains territoires, l’association ou la fédération médicale négocie une certaine forme d’entente sur le partage de données ou la gestion de l’information pour régir l’utilisation que font les médecins d’un DSE géré par une autorité en matière de santé. Lorsqu’il n’y a aucune entente de gestion de l’information, les médecins qui veulent utiliser un système de DSE établi par une autorité en matière de santé, ou lier un DME à un DSE, devraient envisager de conclure une entente sur le partage des données. Les principes d’une telle entente sont les mêmes que ceux qui régissent les ententes entre médecins et les ententes sur le partage de données.
La protection des dossiers associés à l’amélioration et à l’assurance de la qualité peut susciter des questions particulières dans un contexte d’ententes de partage des données entre médecins et autorités en matière de santé. Lorsqu’un comité d’amélioration de la qualité d’un hôpital constitue des dossiers aux fins d’évaluation d’événements indésirables (ou accidents) ou de l’efficacité des pratiques et des procédures de l’hôpital, ces dossiers devraient être séparés des autres dossiers afin qu’ils puissent bénéficier des protections législatives empêchant leur communication. L’entente sur le partage des données devrait stipuler la manière dont les dossiers seront séparés des autres dossiers et comment l’accès sera limité. À titre d’exemple, l’entente de partage des données devrait énoncer que cette information (c.-à-d. l’information personnelle et l’information sur l’amélioration et l’assurance de la qualité) ne sera pas communiquée à moins que la loi ne l’exige.
Résiliation d’une entente et continuité des opérations
Il est possible qu’un jour les parties conviennent mutuellement de mettre fin à une entente sur le partage de données ou à une entente entre médecins, par exemple lorsqu’un groupe de médecins est dissout. L’entente peut aussi être résiliée en raison d’un manquement ou d’une insolvabilité de la part d’une autre partie.
La participation de médecins à un système de dossier électronique peut prendre fin pour de nombreuses raisons tel le départ de la province ou du territoire ou l’arrêt de la pratique de la médecine. Les médecins doivent s’assurer d’avoir un accès continu aux renseignements contenus dans le dossier électronique pour remplir leurs obligations en matière de conservation des dossiers. Même les médecins qui n’exercent plus pourraient recevoir des demandes d’accès aux dossiers médicaux provenant d’anciennes patientes et d’anciens patients. Les médecins pourraient aussi avoir besoin des dossiers dans l’éventualité d’un problème médico-légal. L’entente devrait exiger que les dépositaires des dossiers les gardent dans leur état original, les rendent accessibles aux médecins et prennent des mesures raisonnables pour prévenir la perte, le vol des renseignements ou l’accès inapproprié à l’information. Des dispositions devraient être prévues pour veiller à ce que les dossiers originaux soient détruits de manière appropriée à la fin de la période de conservation applicable.
