Destruction et élimination des dossiers
Lors de la destruction de renseignements sur des patientes et patients, une fois la période de conservation échue, il faut s’assurer que le dossier électronique est supprimé ou effacé de manière irréversible.
Certains commissariats à la protection de la vie privée recommandent la destruction physique des dispositifs de stockage électroniques (p. ex. le disque dur) pour garantir la suppression permanente des renseignements sur les patientes et patients. Cela peut signifier de détruire physiquement le dispositif de stockage électronique ou il peut suffire d’utiliser un logiciel de nettoyage pour supprimer l’information du disque dur. Toutefois, selon le degré de complexité du logiciel, le nettoyage peut ne pas effacer irréversiblement toutes les données sur un disque dur. Les médecins devraient éviter de vendre ou de donner des dispositifs de stockage électroniques qui contiennent ou qui ont déjà contenu des renseignements sur leurs patientes et patients.
Puisqu’une expertise technologique est requise pour détruire efficacement de l’information entreposée électroniquement, il est préférable que les médecins embauchent un fournisseur de services homologué pour détruire les renseignements sur les patientes et patients contenus dans les DME. Certains commissariats à la protection de la vie privée ont déclaré que lorsque les médecins engagent un fournisseur de service commercial pour éliminer les renseignements sur les patients, ces médecins doivent avoir une entente contractuelle écrite avec ce fournisseur. L’entente doit clairement définir les responsabilités du fournisseur associées à la destruction sécuritaire des dossiers de santé, la manière dont la destruction sera effectuée, dans quelles conditions, et par qui.
Des procédures doivent être en place pour veiller à ce que les dossiers électroniques soient détruits de façon adéquate. En fait, certains Collèges et certaines lois en matière de protection des renseignements personnels exigent que des politiques écrites soient établies pour la conservation et la destruction des dossiers contenant des renseignements personnels sur la santé.
Les médecins devraient être au courant de toutes les règles et obligations applicables à la destruction des dossiers médicaux. Certaines lois sur la protection des renseignements personnels exigent que les médecins conservent l’information suivante :
- le nom de la personne pour laquelle les renseignements personnels sur la santé sont détruits et la période associée à ces renseignements;
- le mode de destruction et le nom de la personne chargée de superviser cette destruction.
Périodes de conservation des renseignements
L’ACPM recommande de conserver les dossiers médicaux pendant au moins dix ans à partir de la date de la dernière entrée, ou au moins dix ans à compter de l’âge de la majorité dans le cas des personnes mineures. En ce qui concerne les soins obstétricaux, l’ACPM recommande de conserver les dossiers de la mère (p. ex. ceux sur les soins prénataux et sur le travail et l’accouchement) pendant au moins dix ans à compter de la date où l’enfant a atteint ou aurait atteint l’âge de la majorité.
Dans certaines provinces ou certains territoires, les Collèges ont adopté des périodes de conservation plus longues qui reflètent les périodes limites pour intenter une action en responsabilité médicale. Dans ces provinces ou territoires, on encourage les médecins à conserver les dossiers plus longtemps pour refléter ces délais de prescription.
Pour obtenir de plus amples renseignements à ce sujet, consultez l’article de l’ACPM intitulé Gestion des dossiers médicaux : Conservation | accès | sécurité | entreposage | destruction | transfert.
